Melhoria do Processo de Gestão da Qualidade

Fonte: MasterControl, Inc.

Por Ryan Coughlin

Como Hans Hofmann afirmou certa vez: “A capacidade de simplificar significa eliminar o desnecessário para que o necessário possa falar”. Isso nunca foi mais aplicável do que no mundo dos negócios de hoje. Com a introdução constante de novas tecnologias, os funcionários são regularmente sobrecarregados pelo aumento da complexidade organizacional e da sobrecarga de informações.

3 Passos para Alcançar a Simplicidade na Gestão da Qualidade

Nos negócios, a simplicidade é alcançada principalmente por meio de processos eficientes e simplificados, juntamente com soluções tecnológicas personalizadas. Este estado pode ser melhor realizado através de uma abordagem de três etapas:

1. Melhoria de processos.
2. Automação/digitalização de processos.
3. Mudar a gestão.

Essa abordagem pode ser aplicada a qualquer situação e em qualquer área funcional onde os processos são usados ​​para padronizar atividades, incluindo processos de gerenciamento de qualidade e gerenciamento de processos de fabricação .

5 Chaves para Melhoria de Processos

É importante lembrar que uma boa tecnologia não consertará um processo ruim, mas apenas o ampliará. Antes de introduzir qualquer nova tecnologia, é imperativo otimizar todos os processos relevantes primeiro. A melhor abordagem para otimizar processos envolve cinco atividades principais de melhoria de processos, conforme descrito abaixo:

1. Defina o estado atual do processo : acessando a documentação apropriada e conversando com todos os usuários finais, defina claramente o processo que está sendo usado no momento. É imperativo que o processo real que está sendo usado seja documentado e que você não padronize imediatamente o processo descrito em um procedimento operacional padrão ( SOP ).
2. Defina o processo do estado futuro : trabalhando a partir do seu estado atual, você pode definir facilmente o processo do estado futuro desejado. O processo do estado futuro deve ser desenvolvido com a suposição de que o processo será automatizado.
3. Definir lacunas : comparar os processos do estado atual e futuro resultará em uma compreensão clara das lacunas que precisam ser fechadas para alcançar o estado futuro.
4. Fechar lacunas : depois de obter uma compreensão completa das lacunas entre os estados atual e futuro, um plano de ação claro deve ser desenvolvido para fechar essas lacunas.
5. Identifique os requisitos do sistema : se o seu processo requer digitalização do QMS ou digitalização na fabricação , a atividade final na etapa de melhoria do processo é definir os requisitos que um sistema deve ter para oferecer suporte a esse novo processo simplificado da maneira mais eficiente. É somente durante esta atividade final que você inicia sua transição para a etapa dois: automação/digitalização de processos.

Atividades Essenciais de Automação/Digitalização de Processos

Usando os requisitos do sistema desenvolvido, agora é hora de automatizar o processo escolhendo, implementando e integrando um sistema. A melhor abordagem para automação/digitalização de processos inclui três atividades principais, conforme descrito abaixo:

1. Escolhendo o sistema apropriado : Escolher a solução de manufatura digital ou o sistema de gerenciamento de qualidade digital correto requer uma comparação justa e precisa das opções em relação aos requisitos declarados com uma decisão organizacional final sobre qual sistema implementar.
2. Implementação do Sistema : A implementação do sistema é focada na instalação e customização desta nova tecnologia para dar suporte a processos de negócios específicos e grupos funcionais.
3. Integrando o sistema : a integração está relacionada à implementação, mas é focada na integração de novas tecnologias com sistemas e softwares existentes. O planejamento e a execução da integração são essenciais para maximizar o potencial da nova tecnologia e minimizar os requisitos adicionais impostos aos funcionários.

Últimas etapas: facilitando a mudança por meio do gerenciamento de mudanças

A etapa final na simplificação da complexidade é focada em permitir a adoção bem-sucedida dessas novas tecnologias e processos. Um bom processo de gerenciamento de mudanças fornece uma abordagem sistemática para ajudar as pessoas a adotarem a mudança. Uma ótima abordagem para gerenciar mudanças inclui três atividades principais, conforme descrito abaixo:

1. Defina a mudança : ao definir a mudança, você deseja articular claramente o que está mudando, quando essa mudança está acontecendo e quem será afetado pela mudança.
2. Desenvolva e execute um plano de comunicação completo : um bom plano de comunicação deve incluir a(s) mensagem(ns) que será(ão) comunicada(s), os canais usados ​​para comunicar essas mensagens, a frequência da comunicação e uma atribuição clara de responsabilidades pela comunicação.
3. Treinar pessoal : A atividade final associada a uma boa iniciativa de gerenciamento de mudanças é treinar adequadamente as pessoas no novo processo e sistema(s).

O gerenciamento de mudanças cuidadosamente planejado e implementado é uma maneira infalível de garantir alta adoção de processos novos e aprimorados e do software que pode acompanhá-los.

Sobre o autor

Ryan é vice-presidente da Enterey Life Sciences Consulting. Ele passou os últimos 10 anos liderando equipes multifuncionais e globais abrangendo uma gama diversificada de projetos associados à conformidade de dispositivos médicos, desenvolvimento de tecnologias de uso único e implementação de gerenciamento de projetos e portfólios nas indústrias de ciências biológicas. Antes de seu tempo na Enterey, Ryan passou 22 anos no Corpo de Fuzileiros Navais dos Estados Unidos, onde atuou como planejador estratégico e oficial de operações para organizações militares de grande escala.