Desafios e soluções comuns de propriedade e uso de equipamentos

Fonte: Federal Equipment Company

Por Matt Hicks Diretor de Operações e Conselheiro, Federal Equipment Company

“Originalmente publicado na Pharma's Almanac"

Há muitos fatores a serem considerados ao adquirir o equipamento necessário para operar uma instalação farmacêutica. Estar ciente de todos os custos iniciais é fundamental para determinar a propriedade ideal do equipamento. Uma preocupação crucial ao operar qualquer negócio, e um motivador por trás das decisões de compra, é minimizar a sobrecarga para aumentar as margens de lucro. Todas as variáveis, incluindo o custo de treinamento da equipe, custos de manutenção e conservação, a probabilidade de cada peça de depreciação do equipamento, problemas com licenciamento de software e o processo de produção geral, precisam ser considerados antes de qualquer compra. Na Federal Equipment Company, oferecemos equipamentos usados ​​de última geração, que podem ser uma ótima estratégia para redução de custos para as empresas.

Avaliação de custos de manutenção

Manter o equipamento funcional pode ser caro, independentemente de o item ser novo ou usado. A avaliação dos requisitos de manutenção do novo equipamento e dos custos estimados deve ser concluída antes da compra para evitar a aquisição de uma máquina que acabará custando mais do que o esperado a longo prazo. O preço associado à manutenção do equipamento em boas condições operacionais é conhecido como "custo de manutenção". Muitas vezes, esse gasto inclui manutenção de rotina ou preventiva, bem como atualizações de software e controles, quando necessário.

Os custos de manutenção são normalmente incorridos após a compra inicial do equipamento. Esses custos geralmente incluem uma combinação de peças de reposição, o tempo do técnico e do mecânico e materiais de consumo. Equipamentos novos e usados ​​requerem manutenção, embora a quantidade de manutenção seja diferente. Os equipamentos usados ​​podem precisar ser reconstruídos, recondicionados, recondicionados, reparados ou simplesmente limpos para serem colocados novamente em operação. No entanto, como o equipamento está sendo adquirido usado, esses reparos e atualizações devem ser agrupados com os custos de aquisição e inicialização e não necessariamente considerados um custo de manutenção para manter o equipamento em bom estado operacional durante a vida útil da máquina.

O risco associado a novos equipamentos

Qualquer peça de equipamento que seja nova para a instalação, seja comprada usada ou nova, requer o primeiro treinamento. A maior parte do treinamento em novos equipamentos é dedicada ao ensino de operadores de equipamentos; embora esses operadores devam ser ensinados a usar o equipamento com segurança e eficácia, o treinamento necessário para os técnicos e mecânicos internos costuma ser negligenciado. Se os técnicos e mecânicos não receberem nenhum treinamento, mesmo o mais ínfimo problema do equipamento exigirá intervenção externa e solução de problemas adicionais. Isso aumentará os custos associados ao tempo de inatividade do equipamento enquanto a máquina está fora de serviço e os custos gerais de manutenção.

Não se deve esperar que novos equipamentos (que também são comprados novos) funcionem perfeitamente desde o início. Essas máquinas podem chegar com “bugs” ou vários problemas operacionais, incluindo problemas identificados durante os testes de aceitação de fábrica (FATs), geralmente chamados de itens de “lista de pendências”. Antes de adquirir uma máquina, preveja que quanto maior for o nível de personalização, maior será o tempo necessário para a resolução de problemas e ajustes após a inicialização, continuando com sua operação subsequente.

Cada fabricante de equipamento original (OEM) tem um processo exclusivo para a construção de equipamentos, e é por isso que solicitar que o fabricante se desvie muito de seu processo normal pode criar uma oportunidade para problemas. Isso se aplica à personalização na construção, componentes operacionais, configuração e configurações eletrônicas e de controle. A personalização extrema pode resultar em montagens de equipamentos de “Série 1” que são completamente especializados, mesmo que o produto possa ter uma série ou número de modelo associado ao portfólio de equipamentos padrão do OEM. Equipamentos exclusivos são caros de manter porque há uma probabilidade maior de que as peças individuais sejam feitas sob medida e, portanto, indisponíveis; também é provável que o pessoal adequadamente equipado para fazer a manutenção da unidade seja limitado.

Fatoração no custo de depreciação de novos equipamentos

A depreciação de novos equipamentos é determinada por vários fatores. Em primeiro lugar, considere o nível de investimento que o OEM colocou no design, desenvolvimento e produção do equipamento. Depois de avaliar o valor da máquina para o OEM, determine se os termos de compra refletem seu investimento no produto.

Os termos de compra geralmente incluem garantias, garantias de desempenho e cobertura para questões de responsabilidade do produto, incluindo projeto, especificação, construção e até mesmo fabricação com defeito. O OEM deve ser capaz de recuperar esses custos através do preço do equipamento, enquanto a maior parte do valor, principalmente das garantias e garantias, é adquirida apenas pelo comprador original. Assim que a garantia original expira, o que geralmente ocorre dentro de um ou dois anos após a entrega, o valor desses termos aplicados ao equipamento é perdido. Por causa disso, o valor justo de mercado do equipamento se deprecia rapidamente no primeiro ano após a entrega.

A seguir, considere se há demanda para o equipamento. O equipamento pode ser usado na indústria do comprador e em outras indústrias? Quanto mais empresas puderem usar o equipamento, maior será a probabilidade de o equipamento reter seu valor de compra original - a menos que seja altamente personalizado.

O terceiro fator ao estimar o valor é, novamente, se o equipamento foi personalizado ou se ele se encaixa nos padrões originais do OEM. Equipamentos altamente personalizados têm uso limitado em outras aplicações ou instalações, o que diminui seu valor para terceiros. O equipamento padrão com opções desejáveis ​​tem maior probabilidade de ser reaproveitado e terá um maior mercado para revenda.

A quarta consideração principal é o escopo do mercado global de equipamentos. A oportunidade de revender o equipamento depende em grande parte da oferta existente no mercado e da demanda atual. Se houver muitos equipamentos essencialmente idênticos e todos estiverem prontamente disponíveis no mercado, os preços cairão. A questão então se torna: por que há tantos equipamentos iguais disponíveis ao mesmo tempo? O equipamento está obsoleto? Ou o OEM não está mais oferecendo suporte a esse modelo com peças e serviços?

Problemas com a dependência de OEMs para suporte de equipamentos

A operação de equipamentos complexos requer uma variedade de conjuntos de habilidades. A compreensão da interação entre os mecanismos e os controles eletrônicos e o conhecimento do software requerem conhecimentos altamente específicos. A fim de manter e solucionar problemas de tais equipamentos complexos, o proprietário precisará contratar esse conjunto de habilidades, treinar técnicos ou contratá-lo, geralmente do OEM. A solução geralmente é alguma combinação dessas opções de serviço disponíveis. Durante a avaliação de compra, a capacidade do OEM de oferecer suporte ao equipamento com um estoque de peças robusto que pode ser entregue rapidamente e por um número apropriado de técnicos de suporte qualificados é fundamental. Na indústria farmacêutica, estamos vendo OEMs fazendo avanços tecnológicos para dar suporte a equipamentos remotamente por meio de canais online, incluindo realidade virtual.

Também há casos em que um OEM não oferecerá mais suporte a uma peça de equipamento, razão pela qual depender muito do OEM pode criar problemas ao longo do tempo - os OEMs podem escolher não armazenar peças para unidades mais antigas ou educar técnicos em máquinas antigas para abrir espaço para peças e serviços para apoiar novos modelos. Além disso, conforme os sistemas operacionais avançam e o software continua a ser atualizado, talvez não seja mais possível manter os componentes disponíveis para oferecer suporte a sistemas mais antigos. Os OEMs tendem a se concentrar nas máquinas mais novas e treinar técnicos para dar suporte principalmente aos equipamentos mais novos.

Reconciliando Software de Equipamentos e Mecanismos Físicos

Equipamentos que são executados em um sistema operacional e têm uma quantidade significativa de controles integrados em seus mecanismos físicos sempre exigirão manutenção de software de rotina, o que pode levar a desafios comuns de software envolvendo acesso e habilidade. A questão então é: quem tem acesso a esse software para solucionar problemas, manutenção e reparos? Uma vez que o acesso é estabelecido, quem tem as habilidades para avaliar onde existe um problema? Há um debate contínuo sobre “propriedade” ou o que realmente está sendo comprado se o hardware comprado é inútil sem uma licença do software necessário para operá-lo.

O protocolo para transferir uma licença de software geralmente está no contrato de licença de software. Esses termos de licença raramente são negociados dentro do contexto mais amplo da compra do equipamento. O software geralmente é fornecido por meio de licença e o equipamento não pode funcionar sem o software. Para complicar ainda mais as coisas, o proprietário original do software geralmente mantém a propriedade do próprio software, o que pode significar limitar a capacidade do proprietário atual, ou mesmo do OEM, de fazer alterações, reparos e assim por diante. É comum que a licença inclua uma restrição de transferência sem o consentimento do desenvolvedor do software.

Adquirir o direito de usar o software tornou-se uma parte significativa da compra de equipamentos. O caminho mais rápido para adquirir uma licença para o software é adquirindo equipamentos construídos por OEMs de qualidade estabelecidos que tenham adquirido licenças para software de boa reputação e os direitos de transferência dessas licenças, junto com programas de serviço robustos para dar suporte a esse equipamento. E, ao comprar em segunda mão ou usados, é fundamental adquirir equipamentos feitos por aqueles OEMs que continuarão a fornecer serviços e suporte de peças de primeira linha.

Uma Lei de Equilíbrio de Equipamentos

O equipamento selecionado para uso em projetos farmacêuticos é escolhido com base nos requisitos do processo, custo e necessidade. Cada processo de capital ou aquisição de equipamento requer um ato de equilíbrio. Existem as considerações usuais do projeto, incluindo o orçamento, cronogramas e payback, bem como os parâmetros do processo e requisitos do produto que o equipamento deve atender. Por exemplo, o desenvolvimento de um medicamento historicamente mais antigo pode exigir máquinas mais antigas. Nesse caso, pode não haver margem de lucro suficiente para suportar a transferência desse processo para equipamentos mais novos.

Os gerentes de projeto da indústria também devem avaliar se o equipamento "caberá" nas instalações e no pessoal. Nesse contexto, a aptidão é determinada pela habilidade dos mecânicos e operadores em trabalhar a máquina, ou se sua operação exigirá um conjunto de habilidades inteiramente novo. Isso também levanta a questão de saber se um depósito completamente novo será necessário para alojar as peças do equipamento e consumíveis. A maioria dessas considerações é orientada pelo produto e pelo processo de produção, não necessariamente pelo equipamento em si.

Sourcing dos principais OEMs e reconhecimento da necessidade do cliente

Na Federal Equipment Company, fornecemos equipamentos fabricados e apoiados por fabricantes de equipamentos conceituados e estabelecidos. Essas entidades têm programas de suporte robustos que podem ajudar e fornecer informações sobre problemas que exigem reconstruções, reformas e atualizações. Isso inclui atualizações para controles, software e sistemas operacionais. Os equipamentos podem permanecer valiosos muito depois de serem considerados “obsoletos” pelo OEM. Se o equipamento que precisa de suporte é um modelo popular, pode haver reconstrutores terceirizados que podem gerenciar esses reparos ou suporte de peças bem depois que o OEM designa esse modelo como "obsoleto" ou "sem suporte".

Reconhecemos o quão valioso é o suporte do OEM e trabalhamos diretamente com muitos dos principais nomes da indústria de fabricação de equipamentos para fornecer suporte OEM direto aos nossos clientes sempre que possível. Também entendemos e apreciamos que nossos clientes continuarão a comprar novos equipamentos quando necessário, mas que novos equipamentos não são necessários para todos os projetos. Existem certos processos em que uma tecnologia mais antiga é necessária ou preferida, ou onde não há orçamento para novos equipamentos.

Aproveitamos nosso conhecimento do mercado e experiência em avaliação de equipamentos para adquirir uma grande seleção de equipamentos valiosos. Mesmo se o equipamento que adquirimos não for mais suportado por um OEM, ele pode ser usado como uma máquina de substituição ou ainda dividido em peças para apoiar o equipamento que ainda está operando no campo. Além disso, o equipamento que pode não se encaixar em uma aplicação farmacêutica por ser uma tecnologia mais antiga ou não atender mais aos padrões de Good Manufacturing pode ainda ter valor em outras indústrias.

Entendemos que nossos clientes podem ter orçamentos e prazos limitados ou uma necessidade urgente de substituir uma unidade existente. Nossa empresa possui milhares de máquinas disponíveis em estoque e possui o conhecimento técnico avançado para assessorar nossos clientes sobre nosso estoque. Temos mais de 60 anos de experiência na compra e venda de máquinas e somos o maior distribuidor de equipamentos industriais usados ​​para a indústria farmacêutica. Na Federal Equipment Company, fornecemos máquinas da mais alta qualidade e usamos nosso conhecimento do mercado de equipamentos para oferecer as melhores máquinas disponíveis.